En un mundo tan conectado como en el que vivimos las reuniones virtuales de trabajo o reuniones a distancia se han vuelto una constante dentro del mundo laboral. Videoconferencias, videollamadas, teleconferencias, etc están a la orden del día. No obstante, ¿sabemos cómo manejar estos encuentros online para que resulten exitosos?
Skype for business
Las reuniones de trabajo, para muchos tediosas, siguen siendo muy necesarias e importantes. Gracias a ellas se coordinan los diferentes equipos de una empresa, se toma contacto con los clientes, se resuelven situaciones complicadas, se planean estrategias, etc. Nada de esto ha cambiado.
Lo que ya no es lo mismo es el formato con el que se realizan estos encuentros profesionales. Skype for business es el preferido por la mayoría de trabajadores. Con este programa se puede disponer de mensajería instantánea, videollamada en grupo, se puede compartir pantalla, así como enviar archivos.
Reglas para una reunión de éxito
La conexión del mundo virtual en el que nos movemos continuamente ha favorecido la posibilidad de reunirse vía Internet. Sin embargo, no es todo tan fácil como ponernos delante de una cámara y proceder a comenzar la reunión. Para ello, existen unos parámetros que harán que nuestras reuniones laborales sean mucho más productivas.
- Antes de la reunión es fundamental avisar a todas las partes implicadas de la hora y el asunto de la misma.
- Del mismo modo, deberemos proveer de toda la documentación necesaria a los integrantes de la reunión antes de que esta se produzca. En esta información se debe incluir el orden del día, así como los objetivos del encuentro. Otro punto importante es dejar claro quién será el moderador de la reunión para que nadie acapare tiempo de más.
- Lo mejor es conectarse unos 5 minutos antes de la hora prevista. Así daremos tiempo a que todas las personas se integren en ella.
- Si la pantalla no va a ser utilizada durante la reunión lo mejor es apagarla para evitar distracciones.
- Silencia el teléfono móvil y colócalo sobre la mesa boca abajo. Nada debe perturbarte.
- Se claro y conciso en tus intervenciones. Ten en cuenta que una comunicación virtual no es lo mismo que una reunión cara a cara. Medita bien tu discurso y exprésalo con la máxima claridad.
La duración de una reunión a distancia no debe exceder los 30 minutos. Tiempo suficiente para poder aclarar todos los puntos sin que los integrantes pierdan el foco de atención.
Qué hacer después de la reunión
Para que las palabras no se las lleve el viento y tu equipo saque partido del encuentro, lo más adecuado es enviarles un mail con los puntos acordados ese día. De esta manera, evitaremos perder tiempo con postreuniones aclaratorias.
Las reuniones de equipo siguen siendo muy necesarias. No importa que las cosas hayan cambiado. Los objetivos pueden seguir siendo llevados a cabo de forma virtual. Si tu empresa eres tú, no importa. La metodología para reunirte con clientes o colaboradores es la misma. No importa el tamaño de tu compañía.
